Desde mayo de 2019 todas las empresas tienen que llevar un registro diario de la jornada de su personal, y el Gobierno lleva meses preparando un real decreto para que ese registro sea obligatoriamente digital. En nuestra empresa, la misma que gestiona la tienda online velasdeolor.es, decidimos no esperar: en octubre de 2026 pusimos en marcha nuestra propia app de fichaje. Contamos qué exige hoy la ley, por qué no nos convencían las opciones habituales, cómo la hemos hecho y qué te recomendamos si estás pensando en cambiar tu sistema de registro horario.
Qué exige hoy la ley sobre el registro horario
La obligación vigente está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y se resume en pocas reglas:
- Hay que registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona.
- Los registros se conservan cuatro años y tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo.
- En los contratos a tiempo parcial, el registro es día a día, se totaliza cada mes y se entrega una copia del resumen junto con la nómina (artículo 12.4.c del Estatuto).
- No llevarlo es una infracción grave, con multas que hoy van de 751 a 7.500 euros.
La ley no dice cómo hay que hacerlo: papel, hoja de cálculo o aplicación. Eso es lo que quiere cambiar el real decreto del registro horario digital. Según los borradores conocidos, el registro tendrá que ser digital, fiable e inalterable, dejar rastro de cualquier corrección y poder consultarse a distancia por la Inspección. El Consejo de Estado emitió en marzo de 2026 un dictamen crítico con el texto y, a la hora de escribir este artículo (octubre de 2026), sigue pendiente de aprobación. Conviene comprobar su estado antes de tomar decisiones, pero la dirección está clara.
Por qué no nos convencían las opciones habituales
- Papel u hoja de cálculo: se pueden cambiar sin dejar rastro, se pierden y son difíciles de entregar ordenados si los pide la Inspección. Con la norma nueva, además, dejarán de servir.
- Fichar con el móvil personal: muchas aplicaciones lo plantean así, a menudo con geolocalización. Nosotros preferimos no meter el trabajo en el teléfono de nadie, por respeto al derecho a la desconexión digital, y no recoger más datos de los necesarios.
- Huella o reconocimiento facial: la Agencia Española de Protección de Datos publicó en noviembre de 2023 una guía que considera estos sistemas de alto riesgo, exige una evaluación de impacto y alternativas menos intrusivas. Para una pyme es complicarse sin necesidad.
- Servicios de terceros: hay opciones buenas, pero los datos de la plantilla quedan en servidores ajenos, con rastreadores y condiciones que cambian. Para una plantilla pequeña, el coste mensual tampoco compensa.
Qué le pedimos a nuestra app de fichaje
- Uso interno y cerrado: no se puede encontrar en buscadores, no lleva rastreadores ni publicidad y solo se puede abrir desde España (con excepciones que se configuran a mano).
- Fichaje desde una tablet de la empresa, en el almacén, con un PIN personal. Nadie tiene que usar su móvil.
- Nada se borra: si alguien olvida fichar o se equivoca, la corrección queda registrada con quién la hizo, cuándo, qué cambió y por qué.
- Acceso para la Inspección: un perfil de solo lectura, con fecha de caducidad, para enseñar los registros sin dar acceso a nada más.
- Panel de gestión para dar de alta personas, horarios y ausencias, y para ver la diferencia entre lo previsto y lo trabajado por día y por mes.
- Exportación de los registros y una guía visual sencilla para explicar a la plantilla cómo fichar.
Cómo está hecha
Sin entrar en detalles que no conviene publicar, estas son las decisiones principales:
- Alojada en nuestro propio hosting, en un subdominio de esta web, con PHP y una base de datos MariaDB. No depende de ningún servicio externo.
- Registro inalterable: cada fichaje se encadena con el anterior mediante una huella criptográfica (SHA-256), y la propia base de datos rechaza modificaciones y borrados. Una corrección no cambia el registro original: añade un asiento nuevo que lo anula o lo completa. Si alguien manipulara la base de datos directamente, la cadena se rompería y se notaría.
- Tablets vinculadas una a una con un código de un solo uso. El PIN se bloquea temporalmente tras varios intentos fallidos.
- Panel protegido con roles (administración e Inspección), doble factor de autenticación, límites de intentos y las cabeceras de seguridad habituales.
- Filtro por país con una base de datos de direcciones IP de uso libre que se actualiza sola cada mes.
Lo que hemos aprendido
- Lo difícil no es fichar, sino corregir bien. Los olvidos van a ocurrir, y lo importante es que la corrección quede explicada y no sustituya al dato original.
- La app registra; el acuerdo de jornada lo decide la ley. Si tu empresa reparte las horas de forma irregular a lo largo del año (más en campaña, menos en temporada baja), habla con tu gestoría para que esa distribución esté bien documentada. El sistema de fichaje solo refleja lo pactado.
- Una guía con capturas vale más que un manual. Quien ficha necesita tres pasos claros, no un documento de diez páginas.
- Piensa en los cuatro años. Hay que planificar desde el principio la conservación de los registros, las copias de seguridad fuera del servidor y qué se hace con los datos cuando se cumple el plazo.
- Una solución propia se adapta rápido. Si el real decreto acaba pidiendo algo que hoy no hace, podemos añadirlo sin esperar a que un proveedor lo incluya.
¿Tu empresa necesita un sistema de registro horario?
No todas las empresas necesitan una aplicación a medida: para muchas, un buen servicio comercial es suficiente. Lo importante es elegir con criterio. Antes de decidir, comprueba que el registro no se pueda modificar sin dejar rastro, que puedas exportarlo cuando te lo pidan, dónde se guardan los datos de tu plantilla y si de verdad necesitas geolocalización o biometría.
Si tienes una pyme en El Puerto de Santa María o alrededores y quieres ayuda para elegir, configurar o desarrollar un sistema de fichaje, contacta con nosotros. Es parte de nuestro servicio de asesoría informática para empresas. También te puede interesar nuestra guía sobre RGPD y cookies en la web de tu pyme.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento laboral o jurídico. La normativa sobre registro horario puede cambiar en los próximos meses.
